Deutschland plant die Implementierung eines eigenen E-Rechnungssystems für inländische B2B-Umsätze. Ziel ist die Bekämpfung des Mehrwertsteuerbetruges unter gleichzeitiger Nutzung von digitalen Vorteilen.
Der Entwurf des Wachstumschancengesetzes sieht vor: Unternehmen müssen elektronische Rechnungen ab 1. Januar 2025 empfangen und archivieren können sowie ab 2027 grundsätzlich auch erstellen und versenden. Efalia ECM hilft Ihnen dabei, dieses Ziel umzusetzen.
Für inländische Unternehmer, die in Deutschland steuerbare und steuerpflichtige B2B-Umsätze erbringen, ist es damit höchste Zeit, sich mit dem Thema E-Rechnung zu befassen. – und das ganz unabhängig von der Größe.
Mit Efalia ECM können die eigenen internen Prozesse digitalisiert und modernisiert werden, un die Effizienz zu steigern und wettbewerbsfähig zu bleiben. Die vorgesehenen Vorgaben zur E-Rechnungspflicht müssen für die Unternehmen in der Praxis umsetzbar sein.
Gerade kleinen und mittleren Unternehmen könnten diese rechtlichen und technischen Anforderungen zu einem wesentlichen Hindernis werden, wenn nicht auf diese Anforderungen frühzeitig reagiert wird. Hier spielt das Rechnungsdatenformat ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) oder Factor-X (im internationalen Sinn) eine wichtige Rolle. Als hybrides Format integriert dieser Standard strukturierte Rechnungsdaten im XML-Format in einem PDF-Dokument. Mit Efalia Compose können derartige Dokumente erstellt werden und in Efalia ECM archiviert werden.
Die nachgelagerten Prozesse werden vereinfacht, da Abteilungen auf Knopfdruck auf die Rechnungsdaten zugreifen können.
Welche Anforderungen eine E-Rechnung zukünftig erfüllen muss, soll das Wachstumschancengesetz definieren. Nach den im Gesetzentwurf vorgesehenen Neuerungen müssen elektronische Rechnungen künftig in einem strukturierten elektronischen Format erstellt werden, das den europäischen Rechnungsstandard EN16931 erfüllt und somit elektronische Verarbeitung ermöglicht.
Bei einem per E-mail verschickten PDF ist das dann nicht der Fall. Aktuell kommen als Standards, die die vorgeschriebenen E-Rechnungen erzeugen können, die von der Koordinierungsstelle für IT-Standards entwickelte XRechnung sowie das ZUGFeRD-Format in Betracht.
Unabhängig von dem Format ist die Dauer der Aufbewahrungspflicht: Alle Rechnungen, die ein Unternehmen erhält oder die ein Leistungsempfänger ausgestellt hat, müssen zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Bei E-Rechnungen ist zu beachten, dass der „Originalzustand“ der übermittelten Daten mindestens zehn Jahre lang erkennbar, überprüfbar und lesbar ist. Hier leistet Efalia ECM als Archivierungssoftware wertvolle Dienste. Mit Efalia ECM werden Prozesse verschlankt und ein rechtssicheres Verarbeiten von Rechnungen sichergestellt.