Γενικά, η διαχείριση εγγράφων αναφέρεται στις μεθόδους, οδηγίες και διαδικασίες διαχείρισης, ελέγχου, αρχειοθέτησης και καταστροφής εγγράφων. Ανεξάρτητα αν αυτό γίνεται σε ηλεκτρονική μορφή – για παράδειγμα σε σύστημα διαχείρισης εγγράφων ή σε σύστημα διαχείρισης περιεχομένου ή κλασικά σε έντυπη μορφή.
Ανάλογα με τις ανάγκες της εταιρείας, η διαχείριση εγγράφων μπορεί να περιλαμβάνει ένα ή περισσότερα από τα ακόλουθα:
Η διαχείριση εγγράφων σε μια εταιρεία μπορεί να έχει διαφορετικά επίπεδα και χαρακτηριστικά. Ορισμένοι κανόνες για τη διαχείριση εγγράφων καθορίζονται σε επίπεδο οργανισμού και άλλοι μόνο ανά τμήμα ή ανά τοποθεσία.
Ορισμένοι κανόνες ισχύουν μόνο εσωτερικά, ενώ άλλα ισχύουν και για τους προμηθευτές και για τους εργολάβους.
Η διαχείριση εγγράφων στην οποία υπάρχει ελάχιστη ή καθόλου επίγνωση του θέματος καθορίζει μερικά από τα παραπάνω σημεία. Είτε επειδή αυτοί οι ορισμοί απαιτούνται από πρότυπα ή νομικούς κανονισμούς (για παράδειγμα στο DIN EN ISO 9001 4.2.4 Έλεγχος εγγράφων) είτε επειδή χωρίς αυτούς δεν είναι δυνατή η ομαλή και αποτελεσματική εργασία.
Έτσι, η διαχείριση εγγράφων δεν είναι βασικά κάτι νέο. Ωστόσο, η σημασία της στην εποχή μας – τη λεγόμενη εποχή της πληροφορίας – είναι μεγαλύτερη από ό,τι ήταν ίσως πριν από 20 ή 25 χρόνια. Οι κύριοι λόγοι για αυτό δεν είναι μόνο οι μεγαλύτεροι όγκοι εγγράφων και δεδομένων, αλλά και η επιτάχυνση και ο εξ ορθολογισμός των διαδικασιών που προϋποθέτουν τρόπους ομαλής ανταλλαγής εγγράφων και που πρέπει να καθίστανται δυνατές εξαρχής.
Εάν λάβετε επίσης υπόψιν την ισχυρή πλέον δικτύωση των διαφόρων τομέων και τμημάτων μέσα σε μια εταιρεία, είναι λογικό να θεωρήσετε τη διαχείριση εγγράφων ή τη διαχείριση πληροφοριών γενικά ως έναν ξεχωριστό κλάδο και να την χαρτογραφήσετε ως ξεχωριστή οργανωτική μονάδα.
Στο πεδίο δραστηριότητάς μας καλύπτονται οι ακόλουθες υπηρεσίες:
Ακόμα και μετά την εκκίνηση σε λειτουργία του συστήματος, δε θα σας αφήσουμε μόνους. Είμαστε στην ευχάριστη θέση να αναλάβουμε τη συντήρηση τόσο του τρέχοντος συστήματός σας όσο και των λύσεων που έχουμε αναπτύξει.
Η λύση στην απλοποίηση των σύνθετων διαδικασιών είναι οι σύγχρονες επαγγελματικές υπηρεσίες.
Για να διασφαλίσουμε την πλήρη επιτυχία του έργου σας, υποστηρίζουμε τους υπαλλήλους σας καθ’ όλη τη διάρκεια του κύκλου ζωής ενός έργου.
Επιπλέον κατάρτιση, αναβάθμιση δεξιοτήτων, καλύτερες επιδόσεις και αποτελέσματα.
