Általánosságban a dokumentumkezelés a dokumentumok kezelésére, ellenőrzésére, iktatására és megsemmisítésére szolgáló módszerekre, utasításokra és folyamatokra utal. Nem számít, hogy ez elektronikus formában – például dokumentumkezelő rendszerben vagy tartalomkezelő rendszerben – vagy klasszikusan papírformában történik.
A vállalat követelményeitől függően a dokumentumkezelés az alábbi pontok közül egyet vagy többet is tartalmazhat:
A dokumentumkezelésnek egy vállalatnál különböző szintjei és jellemzői lehetnek. A dokumentumok kezelésére vonatkozó egyes szabályokat az egész szervezetre kiterjedően, másokat pedig csak részleg- vagy telephelyspecifikusan határoznak meg. Egyesek csak a vállalaton belül, míg mások a beszállítókra és a vállalkozókra is vonatkoznak.
Még azok a vállalatok is meghatároznak néhányat a fentiek közül, amelyeknél nincs külön osztály vagy szervezeti egység a dokumentumkezeléssel vagy a dokumentumkezeléssel kapcsolatban, és ahol a kérdéssel kapcsolatban nem vagy alig van tudatosság. Akár azért, mert ezeket a meghatározásokat szabványok vagy jogszabályok írják elő (például a DIN EN ISO 9001 4.2.4 Dokumentumok ellenőrzése), akár azért, mert nélkülük nem lehetséges a zökkenőmentes és hatékony munka.
A dokumentumkezelés tehát alapvetően nem újdonság. Korunkban – az úgynevezett információs korban – azonban nagyobb a jelentősége, mint talán 20 vagy 25 évvel ezelőtt. Ennek fő okai nemcsak a nagyobb dokumentum- és adatmennyiségek, hanem a folyamatok és eljárások felgyorsulása és racionalizálása is, amelyek megkövetelik a dokumentumok zökkenőmentes cseréjét, vagy amelyeket csak ez tesz lehetővé.
Ha figyelembe vesszük a vállalaton belül a különböző területek és részlegek erős hálózatosodását is, akkor van értelme a dokumentumkezelést vagy általában az információkezelést külön tudományágnak tekinteni és külön szervezeti egységként ábrázolni.
Tevékenységi körünk a következő szolgáltatásokra terjed ki:
A rendszer üzembe helyezése után sem hagyjuk Önt magára. Szívesen vállaljuk az Ön jelenlegi rendszerének, valamint az általunk kifejlesztett megoldásoknak a karbantartását.
A professzionális szolgáltatások modern megoldások a bonyolultabb folyamatok egyszerűsítésére.
Annak érdekében, hogy projektje teljes sikerrel záruljon, a projekt teljes életciklusa során támogatjuk munkatársait.
Továbbképzés, képesítés, jobb teljesítmény és eredmények.
